Tietosuojakäytäntö

Tällä tietosuojaselosteella annetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä tietoja rekisteröidylle eli rekisterinpitäjän asiakkaalle ja potentiaaliselle asiakkaalle sekä valvovalle viranomaiselle siitä, miten ja miksi Ensin Palvelut Oy käsittelee asiakkaidensa ja potentiaalisten asiakkaidensa tietoja markkinointitarkoituksia varten.

1. Rekisterinpitäjä

Ensin Palvelut Oy

Y-tunnus: 3101314-6

Postiosoite: Kasarmintie 6, 90100 Oulu

Verkkopalvelu: www.ensin.fi

2. Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja yhteystiedot

Rekisteristä vastaava:

Marika Ilmola

tietosuoja@ensin.fi

Postiosoite: Kasarmintie 6, 90100 Oulu

Tietosuojavastaava:

Leena Merikanto

tietosuojavastaava@ensin.fi

Käyntiosoite: Peltolantie 27, 01300 Vantaa

Tietosuojakyselyt

tietosuoja@ensin.fi

3. Rekisterin nimi

Ensin Palvelut Oy:n markkinointirekisteri

Rekisteriin rekisteröityjä ovat Ensin Palvelut Oy:n asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Markkinointirekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Ensin Palvelut Oy:n liiketoimintaan liittyvien palveluiden ja tuotteiden tarjoaminen, myyminen ja markkinoiminen sekä olemassa olevien ja tulevien palveluiden ja tuotteiden laadun varmentaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen.

Yllä mainituissa tarkoituksissa henkilötietoja voidaan käsitellä Ensin Palvelut Oy:n palveluiden ja tuotteiden käytön analysoimiseksi, tarjoamiseksi, myymiseksi ja kehittämiseksi, rekisteröityjen tunnistamiseksi, tilastointiin, markkinointitoimiin sekä huolellisesti valikoitujen yhteistyökumppaneiden hyödyntämiseen liittyen markkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden osalta voidaan käsitellä seuraavia rekisteröityyn henkilöön liittyviä tietoja:

  • perustiedot rekisteröidystä (kuten nimet, osoitetiedot, yrityksen y-tunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste);
  • yritysten yhteyshenkilöitä koskevat tiedot (kuten tiedot työnantajasta ja rekisteröidyn ammatillisesta asemasta);
  • yhteystiedot (kuten osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite);
  • asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot (kuten Ensin Palvelut Oy:n kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot sekä markkinointiin liittyvät tiedot;
  • palveluihin ja tuotteisiin liittyvät tiedot (kuten rekisteröidyn itse antamat tiedot kiinnostuksen kohteista, evästeet ja niiden käyttöön liittyvät tiedot)
  • markkinointikiellot (kuten suoramarkkinointikielto tai puhelinmarkkinointikielto)
  • mahdolliset rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti

  • rekisteröidyltä itseltään tai hänen pyytäessään Ensin Palvelut Oy:ltä tarjouksen
  • Ensin Palvelut Oy:n Markkinointirekisterin tietoja voidaan myös kerätä, tallettaa ja päivittää esimerkiksi Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön, viranomaismääräysten sekä toimialajärjestöjen ohjeiden sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös rekisterinpitäjän huolellisesti valikoimien yhteistyökumppaneiden sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat Markkinointirekisterissä kuvattuja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia kuten sähköpostimarkkinointia.

Rekisterinpitäjä voi käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti EU:n/ETA:n ulkopuolelle. EU:n/ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia.

8. Tietojen säilytysaika

Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden osalta asiakastietoja säilytetään, kunnes asiakas kieltää tietojen käytön.

Tiedot poistetaan rekisterinpitäjän noudattamien poistoprosessien mukaisesti.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin keinoin kuten kulkuluvin, koulutuksin, palomuurein ja salasanoin.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän tai sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy Markkinointirekisterissä käsiteltäviin henkilötietoihin Ensin Palvelut Oy:n käyttöoikeuksien mukaisesti. Ensin Palvelut Oy huomioi siihen sovellettavan lainsäädännön ja viranomaisten määräykset ja toimialajärjestöjen ohjeet henkilötietojen ja luottamuksellisen käsittelyn varmistamisesta.

10. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyillä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu Markkinointirekisteriin.

Sähköinen tarkastuspyyntö tehdään osoitteeseen tietosuoja@ensin.fi. Kirjallinen tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipisteessä, jossa varmistetaan rekisteröidyn henkilöllisyys.

Ensin Palvelut Oy veloittaa tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, jos rekisteröity käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Kielto-oikeus ei koske asiakkaan tilaamiin palveluihin liittyvää asiakasviestintää ja muuta palveluiden yhteydessä palveluiden tarjoamiseksi tapahtuvaa viestintää.

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus vaatia Ensin Palvelut Oy:tä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteröidyllä on oikeus myös vaatia tietosuoja-asetuksen mukaista henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mikäli hänen antamissa tiedoissa tapahtuu muutoksia.

10. Valituksen tekeminen valvovalle tietosuojaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittely rikkoo soveltuvaa lainsäädäntöä tai että hänen lakisääteisiä oikeuksiaan on loukattu, hän voi tehdä asiasta valituksen asianomaiselle tietosuojaviranomaiselle. Suomessa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta valvoo tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät seuraavasta osoitteesta: www.tietosuoja.fi.

11. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Ajantasainen tietosuojaseloste löytyy verkkosivuiltamme osoitteesta www.ensin.fi.