Sidosryhmärekisteri

Tällä tietosuojaselosteella annetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä tietoja rekisteröidylle eli rekisterinpitäjän asiakkaalle sekä valvovalle viranomaiselle siitä, miten ja miksi Ensin Palvelut Oy käsittelee sidosryhmiensä henkilötietoja.

1.  Rekisterinpitäjä

Ensin Palvelut Oy

Y-tunnus: 3101314-6

Postiosoite: Kasarmintie 6, 90100 Oulu

Verkkopalvelu: www.ensin.fi

2.  Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja yhteystiedot

Rekisteristä vastaava: Tuija Sipilä

tietosuoja@ensin.fi

Postiosoite: Kasarmintie 6, 90100 Oulu

Tietosuojavastaava:

Leena Merikanto

tietosuojavastaava@ensin.fi

Tietosuojakyselyt 

tietosuoja@ensin.fi

3.  Rekisterin nimi

Ensin Palvelut Oy:n sidosryhmärekisteri (Sidosryhmärekisteri)

Rekisterin rekisteröityjä ovat Ensin Palvelut Oy:n toimittajat, toimittajien työntekijät sekä Ensin Palvelut Oy:n toimitiloissa asioineet ja Tilaajien yhteyshenkilöt. Rekisteröity voi olla yksityishenkilö, yrittäjä tai yhteisö.

4.  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Sidosryhmärekisterin sisältämien henkilötietojenkäsittelyn tarkoituksena on Ensin Palvelut Oy:n liiketoimintaan liittyvien yhteistyösuhteiden ja -tehtävien hoitaminen sekä yritys- ja henkilöturvallisuuden varmistaminen.

Ensin Palvelut Oy noudattaa henkilötietojen käsittelyssä siihen sovellettavaa lainsäädäntöä kuten sähkömarkkina- ja tietosuojalakia sekä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Henkilötietoja voidaan käsitellä sovellettaviin lakeihin sekä viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin liittyvien velvoitteiden noudattamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimus, suostumus, lainsäädännön vaatimus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Oikeutettuja etuja ovat sopimussuhteen osapuolten velvollisuuksien ja oikeuksien toteuttaminen, ylläpito, liiketoimintaan liittyvien yhteistyösuhteiden ja -tehtävien hoitaminen sekä yritys- ja henkilöturvallisuuden varmistaminen.

5.  Rekisterin tietosisältö

Sidosryhmärekisterin yhteydessä voidaan käsitellä seuraavia rekisteröityyn henkilöön liittyviä tietoja:

  • perustiedot rekisteröidystä (kuten nimet, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana);
  • ulkopuolisen työntekijän tiedot (syntymäaika, henkilötunnus, veronumero, työnantajan nimi ja y-tunnus, työmaatunnus, kulkuoikeudet, työnteko-oikeuden perusteet, perehdytys- ja koulutustiedot, työskentelyn aloitus- ja päättymispäivät);
  • yritysten yhteyshenkilöitä koskevat tiedot (kuten tiedot työnantajasta ja rekisteröidyn ammatillisesta asemasta);
  • yhteystiedot (kuten osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite);
  • valvontakameran kuvatallenne (tallennusaika, tallennuspaikka)
  •  mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

6.  Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti

  • rekisteröidyltä itseltään tai rekisteröidyn työnantajalta, tiedot syötetään manuaalisesti;
  •  valvontakameroista

7.  Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain vaatimissa puitteissa.

Ensin Palvelut Oy ei siirrä tietoja muihin kuin EU- ja ETA-maihin.

8.  Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tämän jälkeen tiedot poistetaan paitsi, jos lain tai osapuolten sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien mukaan olemme velvollisia säilyttämään tiedot.

Erityisen syyn (esim. suuronnettomuus, työtapaturmat jne.) tallenteita voidaan säilyttää pidempäänkin, kuitenkin enintään yhden (1) vuoden ajan. Tämä tallennus tehdään manuaalisesti.

Tiedot poistetaan rekisterinpitäjän noudattamien poistoprosessien mukaisesti.

9.  Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin keinoin kuten kulkuluvin, koulutuksin, palomuurein ja salasanoin.

Rekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu salasanoin, palomuurein ym. teknisin menetelmin. Tietoihin on käyttöoikeus vain Ensin Palvelut Oy:n konsernin palveluksessa olevilla pääkäyttäjillä ja hänen varahenkilöillään sekä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Ensin Palvelut Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista tietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.

10.  Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu Sidosryhmärekisteriin.

Sähköinen tarkastuspyyntö tehdään osoitteessa: tietosuoja@ensin.fi

Kirjallinen tarkastuspyyntö tehdään sähköpostiositteeseen tietosuoja@ensin.fi  tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipisteessä, jossa varmistetaan rekisteröidyn henkilöllisyys.

Ensin Palvelut Oy veloittaa tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, jos rekisteröity käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Kielto-oikeus ei koske asiakkaan tilaamiin palveluihin liittyvää asiakasviestintää ja muuta palveluiden yhteydessä palveluiden tarjoamiseksi tapahtuvaa viestintää.

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus vaatia Ensin Palvelut Oy:tä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteröidyllä on oikeus myös vaatia tietosuoja-asetuksen mukaista henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä siirtoa toiselle rekisteripitäjälle.

Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mikäli hänen antamissa tiedoissa tapahtuu muutoksia.

11.  Valituksen tekeminen valvovalle tietosuojaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittely rikkoo soveltuvaa lainsäädäntöä tai että hänen lakisääteisiä oikeuksiaan on loukattu, hän voi tehdä asiasta valituksen tietosuojavirastolle, jonka yhteystiedot löytyvät seuraavasta osoitteesta: www.tietosuoja.fi.

12.  Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Ajantasainen tietosuojaseloste löytyy verkkosivuiltamme osoitteesta www.ensin.fi.