Sidosryhmärekisteri

1.  Rekisterinpitäjä

Ensin Infra Oy

Y-tunnus: 3319648-4

Postiosoite: Yrttipellontie 1, 90230 Oulu

Verkkopalvelu: www.ensin.fi

2.  Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja yhteystiedot

Tietosuojavastaava:

Olli Turpeinen

tietosuojavastaava@ensin.fi

Tietosuojakyselyt 

tietosuoja@ensin.fi

3.  Rekisterin nimi

Ensin Infra Oy:n sidosryhmärekisteri (Sidosryhmärekisteri)

Rekisterin rekisteröityjä ovat Ensin Infra Oy:n toimittajat, toimittajien työntekijät sekä Ensin Infra Oy:n toimitiloissa asioineet ja Tilaajien yhteyshenkilöt. Rekisteröity voi olla yksityishenkilö, yrittäjä tai yhteisö.

4.  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Sidosryhmärekisterin sisältämien henkilötietojenkäsittelyn tarkoituksena on Ensin Infra Oy:n liiketoimintaan liittyvien yhteistyösuhteiden ja -tehtävien hoitaminen sekä yritys- ja henkilöturvallisuuden varmistaminen.

Ensin Infra Oy noudattaa henkilötietojen käsittelyssä siihen sovellettavaa lainsäädäntöä kuten sähkömarkkina- ja tietosuojalakia sekä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Henkilötietoja voidaan käsitellä sovellettaviin lakeihin sekä viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin liittyvien velvoitteiden noudattamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimus, lainsäädännön vaatimus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Oikeutettuja etuja ovat sopimussuhteen osapuolten velvollisuuksien ja oikeuksien toteuttaminen, ylläpito, liiketoimintaan liittyvien yhteistyösuhteiden ja -tehtävien hoitaminen sekä yritys- ja henkilöturvallisuuden varmistaminen.

5.  Rekisterin tietosisältö

Sidosryhmärekisterin yhteydessä voidaan käsitellä seuraavia rekisteröityyn henkilöön liittyviä tietoja:

• perustiedot rekisteröidystä (kuten nimet, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana);
• ulkopuolisen työntekijän tiedot (syntymäaika, työnantajan nimi ja y-tunnus, kulkuoikeudet, perehdytys- ja koulutustiedot);
• yritysten yhteyshenkilöitä koskevat tiedot (kuten tiedot työnantajasta ja rekisteröidyn ammatillisesta asemasta);
• yhteystiedot (kuten osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)

6.  Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti

• rekisteröidyltä itseltään tai rekisteröidyn työnantajalta, tiedot syötetään manuaalisesti;
•  koulutusjärjestelmä

7.  Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain vaatimissa puitteissa.

Ensin Infra Oy ei siirrä tietoja muihin kuin EU- ja ETA-maihin. Poikkeuksena mahdollisesti Toimittajien analytiikkaansa (esim. sovelluksen käyttämistä koskevat tiedot) varten EU/ETA ulkopuolelle siirtämiä tietoja.

8.  Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tämän jälkeen tiedot poistetaan paitsi, jos lain tai osapuolten sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien mukaan olemme velvollisia säilyttämään tiedot.

Erityisen syyn (esim. suuronnettomuus, työtapaturmat jne.) tallenteita voidaan säilyttää pidempäänkin, kuitenkin enintään yhden (1) vuoden ajan. Tämä tallennus tehdään manuaalisesti.

Tiedot poistetaan rekisterinpitäjän noudattamien poistoprosessien mukaisesti.

9.  Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin keinoin kuten kulkuluvin, koulutuksin, palomuurein ja salasanoin.

Rekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu salasanoin, palomuurein ym. teknisin menetelmin. Tietoihin on käyttöoikeus vain Ensin Infra Oy:n konsernin palveluksessa olevilla pääkäyttäjillä ja hänen varahenkilöillään sekä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Ensin Infra Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista tietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.

10.  Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu Sidosryhmärekisteriin.

Kirjallinen tarkastuspyyntö tehdään sähköpostiositteeseen tietosuoja@ensin.fi

Ensin Infra Oy veloittaa tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, jos rekisteröity käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Kielto-oikeus ei koske asiakkaan tilaamiin palveluihin liittyvää asiakasviestintää ja muuta palveluiden yhteydessä palveluiden tarjoamiseksi tapahtuvaa viestintää.

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus vaatia Ensin Infra Oy:tä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteröidyllä on oikeus myös vaatia tietosuoja-asetuksen mukaista henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä siirtoa toiselle rekisteripitäjälle.

Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mikäli hänen antamissa tiedoissa tapahtuu muutoksia.

11.  Valituksen tekeminen valvovalle tietosuojaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittely rikkoo soveltuvaa lainsäädäntöä tai että hänen lakisääteisiä oikeuksiaan on loukattu, hän voi tehdä asiasta valituksen tietosuojavirastolle, jonka yhteystiedot löytyvät seuraavasta osoitteesta: www.tietosuoja.fi.

12.  Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Ajantasainen tietosuojaseloste löytyy verkkosivuiltamme osoitteesta www.ensin.fi.